domingo, 28 de julio de 2013

Reseña Histórica.

La ciudad de Ocumare del Tuy fue fundada en el año 1597, ubicada en la zona geografía de los valles del Tuy del estado Miranda, actualmente  perteneciente al municipio Tomas Lander. La inauguración de su primer hospital tuvo lugar el 28 de octubre de 1891, con el nombre de Hospital San Simón, en homenaje al ¨Libertador¨ Simón Bolívar, por ser el día de su onomástico. Fue construido baja la administración de Juan Crisóstomo Gómez, siendo Ocumare del Tuy capital del estado para ese momento.

El centro asistencial en mención, estuvo en servicio alrededor de 28 años, se ubicó en la entrada de Ocumare, casi al final del lado derecho de la “acera alta”, donde años más tarde fue funcionaria el “Liceo Pérez Bonalde” conto con una capacidad para 30 camas y era ejercido por una congregación “Hermanitas de los Pobres”, perteneciente a la orden de San Agustín.

Los primeros donativos, para el hospital San Simón fueron realizados por el señor Benzaquen, este donativo consistió en: lencería, cubertería y utensilios de cocina. El hospital San Simón estuvo al servicio alrededor de 28 años.

Más tarde fue creado un centro asistencial de mayor capacidad, en vista del crecimiento poblacional, el cual fue llamado “Hospital Simón Bolívar”, este vino a cubrir las necesidades de una población que iba en ascenso. Su estructura se inició en el año 1936, culminándose en 1938. Se inauguró en el año 1939, baj0o la presidencia de Eleazar López  Contreras, quien con gran admirador de bolívar lo bautizo con su nombre.

La capacidad arquitectónica del hospital es de 220 camas, siendo presupuestadas solo 128; la distribución por servicio es la siguiente: 36 camas para el servicio de pediatría, 24 camas en medicina interna, 28 camas en cirugía y 40 camas para obstetricia. Está estructurado con cuatro servicios o unidades de producción final que incluyen: medicina interna, pediatría, cirugía-traumatología y obstetricia, cada una con su área de hospitalización, un área de quirófano con tres pabellones, sala de partos, tres módulos para las diferentes consultas externas, un área de emergencias pediatría, una de adultos a los servicios o unidades complementarias que abarcan: laboratorio central, radiología, anatomía, patología, epidemiología, registro y estadísticas médicas, medicina física y rehabilitación, banco de sangre, trabajo social, unidad de ultrasonido DR. José Luis Villegas, nutrición; un banco de leche materna, uno de los pocos existentes en el país. También cuenta con una unidad de diabetes; coordinada por el Ministerio de Salud (M.S) y una unidad de cuidados intensivos. Además funciona la jefatura del Distrito Sanitario n” 2, formado por Ocumare del Tuy, Cúa y Charallave.

A partir de la fecha de inicio de sus funcionamientos se han creado unidades especializadas, en respuestas a las necesidades médicas de la población; tales como: cardiología, neurología, neumología, gastroenterología, Psiquiatría, hematología, urología, cirugía Pediátrica y oftalmología.

El área de influencia abarca un total de seis municipios autónomos en los Valles del Tuy: Lander, Urdaneta, Cristóbal Rojas, Simón Bolívar, Paz Castillo e Independencia, de la división geopolítica del Estado Miranda con una población que supera los setecientos mil habitantes, agregándose una cantidad considerable de población flotante; en su mayoría procedentes del Distrito Capital, Estados Aragua y Guárico.


Desde marzo de 1987, realizan pasantías por los diferentes servicios estudiantes el último año de medicina de la escuela Luis Razetti de la UCV, destacándose el interés de DR. Henry Alzuro para el inicio de esta actividad. Hasta la presente fecha han egresado más de catorce promociones de médicos cirujanos, que han constituido con su presencia a llevar el nivel docente, asistencial y de investigación, ya que realizan durante su pasantía por el área rural un trabajo referente a problemas de salud frecuentes en la zona. Completamente las actividades docentes y de educación médica continua, se realizan anualmente desde el año 1987, de las jornadas científicas del hospital, con la participación de invitados nacionales u locales. Para el apoyo en la búsqueda de información se creó una biblioteca, inaugurada el 08 de mayo de 1987, con el nombre del DR. Carlos Martínez Plaza. 

Organigrama de la Institución


Descripción del Diagnóstico Situacional.

El hospital Simón Bolívar es una institución hospitalaria asistencial tipo 2 (por el número de camas y el servicio de terapia intensiva) que en estos momentos no está en funcionamiento, esta comunidad  pública atiende aproximadamente los cinco municipios que componen a los Valles de Tuy del Estado Miranda  prestan servicios de Psiquiatría, Traumatología, Triage Adulto , Cardiología, Unidad de Diabetes, Psicología, Gastroenterología, Urología, Neurofisiología, Medicina, Ecografía, Pre-natal, Nutrición y dietética, Higiene Infantil (puericultura), Ginecología, Triage Pediátrico, Odontología, Oftalmología (consulta de Biometría, Eco, Neurología, Pediatría, Cirugía plástica). Tiene el departamento de Recursos Humanos (personal), Trabajo Social, Historias Médicas,  entre otros. Con un horario administrativo de 8.00am a 4.00pm.


Este centro hospitalario está estructurado por 4 pisos, los cuales están divididos de la siguiente manera: PB: Emergencia, pediatría, adulto, odontología, traumatología, laboratorio, banco central, historias médicas, trabajo social, farmacia, central de  vigilancia, patología, sala de observación de adulto. P1: Ginecología, obstetricia y maternidad. P2: Cirugía, traumatología, hospitalización de adulto, consulta externa. P3: Pediatría y hospitalización. P4: Hospitalización. Este es una comunidad que presta varios servicios a la gran mayoría de los ciudadanos del Estado Miranda, específicamente los valles del Tuy. 

Descripción de los Procesos Administrativos en la Organización:

Área Administrativa
Planificación. La directiva del  hospital General Valles del Tuy “Simón Bolívar” planifica estratégica y tácticamente, ya que formulan planes a corto, mediano y largo plazo.

Organización. El Hospital maneja una organización por jerarquía empezando por la dirección, esta institución se organiza mediante un organigrama que define las funciones de cada uno de los departamentos y entes que conforman el mismo, ya que el administrador en conjunto con la directora estudian las actividades del hospital y son los principales encargados de que todo se lleve a cabo perfectamente.
  
Ejecución. En este proceso se realizan todos los planes aprobado por la dirección esto más que todo lo lleva a cabo el departamento de administración quien es el responsable de las necesidades del hospital y quien le tiene que rendir cuentas a la directora a la hora de una irregularidad.

Dirección. Esta etapa de los procesos administrativos se puede notar que es uno de las más relevantes a nivel jerárquico, ya que en esta se encuentra  a cargo la directora y es la persona que  tiene autoridad ante los demás  jefes de los departamentos.

Control.  Esta es la última fase de los procesos administrativo en que se supervisa y se tiene el con trol de las necesidades del hospital para que en caso de emergencias y eventualidades el hospital tenga como solventar los problemas de casos distintos. El control lo lleva más que todo el departamento de administración, ya que el jefe de almacén y el jefe de farmacia tienen que dar un informe detallado semanal  al administrador sobre el inventario que hacen cada semana para ver cuántos fármacos y médico quirúrgico va quedando de manera que el organismo no se quede sin insumos.

Área Contable
El Hospital General Simón Bolívar en el área contable sólo opera el Libro Banco, el cual se refiere a las conciliaciones bancarias, el mismo es llenado por medio de la información de los cheques que entran, las cuentas de este libro deben cuadrar perfectamente con el estado de cuenta que queda registrado en el banco.
Área Financiera
En cuanto al área financiera el Hospital maneja una forma de trabajo bastante común entre las instituciones públicas del Gobierno, ya que el mismo realiza su planificación en pro de los gastos futuros, este departamento se encarga de la distribución de los bienes, de las donaciones recibidas (ya sean en presentación monetaria, materiales quirúrgicos, medicina, papelería, o cualquier otro) y del presupuesto aprobado por el Ministerio del Poder Popular para la Salud (M.P.P.S). Reciben de tres (3) a cuatro (4) aportes anuales sin fechas específicas, los cuales no solo provienen del Ministerio del Poder Popular para la Salud (M.P.P.S) sino que también lo reciben por parte del Instituto Nacional de Higiene y Barrio Adentro 2, entre otras instituciones.

Cuenta con una caja chica, específicamente canon de arrendamiento, la cual tienen ingresos directos del alquiler de tres (3) locales que se encuentran ubicados en el área interna del Hospital, esta retribución es utilizada para solventar daños menores (cambio de bombillo, sócate, etc.) y necesidades imprevistas (compra de papel higiénico, guantes, etc.). Cabe destacar que la persona responsable de las distribuciones es el Administrador en conjunto con la Directora.

El Hospital General Valles del Tuy “Simón Bolívar” realiza todas sus operaciones financieras a través del Banco Bicentenario y Banco del Tesoro.

En esta área se trabaja con las partidas 402 (suministros y mercancías) y la partida 403 (servicios no personales) a través de un proceso de compra, el cual comprende los siguientes pasos:

  1. Requisición de servicios. En este se encuentran plasmados los materiales a solicitar.
  2. Invitación a consulta de precios.
  3. Luego de que la empresa cotice se elabora el análisis de cotización.
  4. Se envía la orden de compra.
  5. Se realiza la disponibilidad presupuestaria.
  6. Se elabora el acta de buena pro.
  7. Se establece el informe de recomendación.
  8. Por último se efectúa el cheque y se prepara la orden de pago.

El departamento de administración del Hospital General “Simón Bolívar” (Valles del Tuy), cuenta con una deficiencia en la parte del sistema contable y de inventario, tiene una capacidad de personal de un mínimo de 5 empleados entre secretarias, asistentes, y el administrador.

En esta área se llevará a cabo la propuesta debido a la problemática presentada, la cual consiste en la ausencia de un procedimiento para llevar los inventarios. Con el logro de la propuesta se podrá llevar un control de los insumos pertenecientes a la organización, así como también, se facilitará el trabajo del personal administrativo. 























Problemas ó necesidades del contexto interno y externo del Hospital (Matriz DOFA).

Selección del problema.


Tomando en cuenta la información presentada en la matriz DOFA, se llego a la conclusión que el mayor problema existente en el  Área Administrativa del Hospital General “Simón Bolívar”, es la carencia de un procedimiento para llevar el inventario, ya que en la actualidad la institución no cuenta con correcto control de manejo de inventario en el departamento; el cual se requiere en las organizaciones de esta índole para llevar un control de todos los insumos médicos, específicamente de los materiales médico – quirúrgicos, el control no se basará sólo en los materiales existentes, sino que, se estarán registrando dichos implementos por códigos de lote, al igual que las entradas y salidas de los mismos.

Planteamiento del Problema.


            Una organización hace posible que muchas personas funcionen como unidad para asegurar que cada una de ellas cumpla a cabalidad con su papel dentro de esta estructura, la organización debe estar muy bien diseñada estableciendo un orden y normas que todos los participantes deben conocer bien. Además es necesario que las normas y los recursos de la empresa (humanos, técnicos, materiales y financieros) estén orientados a alcanzar los fines que se propone. Estos fines o metas deben necesariamente existir en una entidad o el concepto de organización no tendría razón de ser ya sea para generar bienes o servicios.

El Hospital General de los Valles del Tuy “Simón Bolívar”, es un organismo público dependiente del Ministerio del Poder Popular para la Salud y Protección Social, al servicio del pueblo (la comunidad venezolana) cuyo fin primordial es realizar diagnósticos terapéuticos del paciente.

Esta institución ofrece un sistema de salud integral a la población actuando en cada uno de los niveles de atención primaria, secundaria y terciaria para garantizar el bienestar físico, emocional y social. Propiciando de esta manera el desarrollo integral del individuo, familia y comunidad.

El departamento administrativo de una empresa es el responsable de analizar y supervisar los distintos planes y seleccionar los recursos para ejecutar función de la organización, esta área tiene como función principal llevar a cabo la planificación estratégica de la empresa (definir misión, visión, políticas, analizar la situación de la empresa y establecer objetivos, estrategias y técnicas para conseguir las metas).

El departamento administrativo del Hospital General “Simón Bolívar” tiene como objetivo el cumplimiento de las políticas establecidas en lo previsto a las publicaciones emanadas por la Contraloría General de la República al régimen presupuestario, en la cual se establece la obligatoriedad de dar cumplimiento a lo establecido en cada una de ellas.

La administración del Hospital General “Simón Bolívar” se divide en: compras y suministros, almacén y bienes nacionales (farmacia, mantenimiento, lavandería, transporte y vigilancia).

El Hospital General “Simón Bolívar” no cuenta específicamente con un departamento de contabilidad, por tal motivo sólo se trabaja con el Libro Banco, el cual se refiere a las conciliaciones bancarias, este es llenado mediante la información de los cheque recibidos.

Mediante observaciones realizadas por el grupo y la información suministrada por el personal del área administrativa del Hospital General “Simón Bolívar”, se logró conocer que el manejo contable de la institución es deficiente en tanto que sólo laboran con una conciliación bancaria. Por esta razón se propone el diseño del  proceso de Inventario de insumos médico - quirúrgicos para llevar una relación de entrada y salida de los mismos, para así lograr tener un mayor control.  

El inventario es un documento contable básico que se define como la relación detallada y valorada del conjunto de bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una empresa o de una parte de ella en un instante de tiempo. La importancia del inventario radica en que es un instante para el conocimiento real de la situación de la empresa o de una parte de ella, por lo que va a servir como soporte y comprobación al proceso registrar. 

Propuesta de Productos y Servicios

Propuesta para el diseño del proceso de inventario de insumos Médico – Quirúrgicos del Área Administrativa del Hospital General “Simón Bolívar” (Valles del Tuy). 

Objetivos de la Propuesta


  • Establecer un instrumento administrativo que permita la mayor eficiencia en el proceso de registro y control de los inventarios de insumos en los almacenes del Hospital.
  • Que el Área Administrativa del la Institución Hospitalaria Maneje el registro de consumo y existencia de materiales en el almacén.
  • Controlar los datos como: nombre, buen estado y fecha de vencimiento de los insumos médico – quirúrgicos registrados en el almacén.
  • Contar con una disposición inmediata de los medicamentos más utilizados en el área de emergencia de la institución.   

Población Beneficiada


Con la ejecución de la propuesta se estará beneficiando principalmente al personal del área administrativa, ya que el diseño del proceso de inventario al ser implementado en un sistema les estará agilizando significativamente el trabajo a los empleados, logrando así que los  mismos laboren con la mejor eficacia y eficiencia. No obstante, cabe destacar que, tanto el centro hospitalario en general como los usuarios del mismo también forman parte de esa población beneficiada por tanto que el control en el inventario permite que se preste el mejor de los servicios en la institución. 


Proceso del Diseño de Inventario de los insumos médico-quirúrgicos

El mismo se realiza mediante un conjunto de actividades o eventos (coordinados y organizados) que se realizan dentro del almacén para tener el control, registro, clasificación y actualización de cada uno de los grupos de artículos y artefactos médico-quirúrgicos.
Para realizar el diseño de proceso de inventario de los insumos médico-quirúrgicos es necesario seguir los próximos pasos:


Primer paso: Al ingresar los insumos médico-quirúrgicos al almacén respaldado por su orden de pedido correspondiente, es necesario clasificarlos según el código de artículo.

Segundo paso: Al clasificar el producto por se deben colocar los códigos por sub clase de producto e indicadores de nivel según el correlativo de medidas, tamaño, peso, etc.


  • Código:Los códigos indicados para cada artículo son los que deberán usar los establecimientos al efectuar sus pedidos, según el nivel donde corresponda; igualmente, este Código servirá para la apertura de tarjetas de existencia (stock) y para todos los procesos relacionados con la programación de compras, adquisiciones, control de consumos, inventarios etc.
  • U/M: Unidad de medida, c/u cada uno. Medición individual.
  • Nivel: Los niveles de utilización son los que determinan qué tipo de establecimientos son los que se encuentran facultados para solicitar y utilizar determinados artículos. Los números del 1 al 5 representados en la columna indican el nivel de complejidad en el que se permite el uso de determinado artículo. Los niveles son: 

  1. 1 Artículos para uso en Atención Primaria de Salud: promotores y agentes de la comunidad
  2.    Artículos para uso en Unidades de Salud
  3.    Artículos para uso en Hospitales Generales
  4.    Artículos para uso en Hospitales Especializados 
  5.    Artículos de uso especial y/o restringido.


Tercer paso: Al culminar con la clasificación por grupos y sub-grupos, se deben ordenar los insumos según fecha de vencimiento y de fabricación.

Cuarto paso: Es necesario manejar fichas de control sistematizadas ó manuales para reflejar la entrada, salida y existencias físicas de los insumos.
Ejemplo: la tarjeta de stock referida anteriormente, donde se debe  llenar una serie de campos para el control total de los materiales y así evitar tanto los extravíos como los vencimientos sin ser notados. 

Quinto paso: Es necesario hacer un inventario físico de los productos y/o artículos que se encuentran en el almacén, verificando así que el lugar coincida con el registrado en el sistema y a su vez que la cantidad referida en el stock sea la correcta.

Sexto paso: Es necesario hacer constancia de cada insumo al que se le de salida del almacén, por tal motivo los materiales médico-quirúrgicos que requieran de utilización deben estar respaldados por órdenes de salida u órdenes médicas (pedidos de urgencia).
El registro de los movimientos de entrada (recepción del medicamento) y  salida de los medicamentos e insumos para la salud, se realizan en el módulo  de inventarios del sistema o de forma manual.