Área
Administrativa
Planificación. La
directiva del hospital General Valles
del Tuy “Simón Bolívar” planifica estratégica y tácticamente, ya que formulan
planes a corto, mediano y largo plazo.
Organización. El Hospital maneja una organización por
jerarquía empezando por la dirección, esta institución se organiza mediante un
organigrama que define las funciones de cada uno de los departamentos y entes
que conforman el mismo, ya que el administrador en conjunto con la directora
estudian las actividades del hospital y son los principales encargados de que
todo se lleve a cabo perfectamente.
Ejecución. En este proceso se realizan todos los planes
aprobado por la dirección esto más que todo lo lleva a cabo el departamento de
administración quien es el responsable de las necesidades del hospital y quien
le tiene que rendir cuentas a la directora a la hora de una irregularidad.
Dirección. Esta etapa de los procesos administrativos se
puede notar que es uno de las más relevantes a nivel jerárquico, ya que en esta
se encuentra a cargo la directora y es
la persona que tiene autoridad ante los
demás jefes de los departamentos.
Control. Esta es la última fase de los
procesos administrativo en que se supervisa y se tiene el con trol de las
necesidades del hospital para que en caso de emergencias y eventualidades el
hospital tenga como solventar los problemas de casos distintos. El control lo
lleva más que todo el departamento de administración, ya que el jefe de almacén
y el jefe de farmacia tienen que dar un informe detallado semanal al administrador sobre el inventario que
hacen cada semana para ver cuántos fármacos y médico quirúrgico va quedando de
manera que el organismo no se quede sin insumos.
Área
Contable
El Hospital General Simón Bolívar en el área
contable sólo opera el Libro Banco, el cual se refiere a las conciliaciones
bancarias, el mismo es llenado por medio de la información de los cheques que
entran, las cuentas de este libro deben cuadrar perfectamente con el estado de
cuenta que queda registrado en el banco.
Área
Financiera
En
cuanto al área financiera el Hospital maneja una forma de trabajo bastante
común entre las instituciones públicas del Gobierno, ya que el mismo realiza su
planificación en pro de los gastos futuros, este departamento se encarga de la
distribución de los bienes, de las donaciones recibidas (ya sean en
presentación monetaria, materiales quirúrgicos, medicina, papelería, o
cualquier otro) y del presupuesto aprobado por el Ministerio del Poder Popular
para la Salud (M.P.P.S). Reciben de tres (3) a cuatro (4) aportes anuales sin
fechas específicas, los cuales no solo provienen del Ministerio del Poder
Popular para la Salud (M.P.P.S) sino que también lo reciben por parte del
Instituto Nacional de Higiene y Barrio Adentro 2, entre otras instituciones.
Cuenta con una caja chica, específicamente
canon de arrendamiento, la cual tienen ingresos directos del alquiler de tres
(3) locales que se encuentran ubicados en el área interna del Hospital, esta
retribución es utilizada para solventar daños menores (cambio de bombillo,
sócate, etc.) y necesidades imprevistas (compra de papel higiénico, guantes,
etc.). Cabe destacar que la persona responsable de las distribuciones es el
Administrador en conjunto con la Directora.
El
Hospital General Valles del Tuy “Simón Bolívar” realiza todas sus operaciones
financieras a través del Banco Bicentenario y Banco del Tesoro.
En
esta área se trabaja con las partidas 402 (suministros y mercancías) y la
partida 403 (servicios no personales) a través de un proceso de compra, el cual
comprende los siguientes pasos:
- Requisición de servicios. En este se encuentran plasmados los materiales a solicitar.
- Invitación a consulta de precios.
- Luego de que la empresa cotice se elabora el análisis de cotización.
- Se envía la orden de compra.
- Se realiza la disponibilidad presupuestaria.
- Se elabora el acta de buena pro.
- Se establece el informe de recomendación.
- Por último se efectúa el cheque y se prepara la orden de pago.
El
departamento de administración del Hospital General “Simón Bolívar” (Valles del
Tuy), cuenta con una deficiencia en la parte del sistema contable y de
inventario, tiene una capacidad de personal de un mínimo de 5 empleados entre
secretarias, asistentes, y el administrador.
En esta área se llevará a cabo la propuesta debido a
la problemática presentada, la cual consiste en la ausencia de un procedimiento
para llevar los inventarios. Con el logro de la propuesta se podrá llevar un
control de los insumos pertenecientes a la organización, así como también, se
facilitará el trabajo del personal administrativo.
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