Proceso del Diseño de Inventario de los insumos médico-quirúrgicos

El mismo se realiza mediante un conjunto de actividades o eventos (coordinados y organizados) que se realizan dentro del almacén para tener el control, registro, clasificación y actualización de cada uno de los grupos de artículos y artefactos médico-quirúrgicos.

Para realizar el diseño de proceso de inventario de los insumos médico-quirúrgicos es necesario seguir los próximos pasos:

Primer paso: Al ingresar los insumos médico-quirúrgicos al almacén respaldado por su orden de pedido correspondiente, es necesario clasificarlos según el código de artículo.

Segundo paso: Al clasificar el producto por se deben colocar los códigos por sub clase de producto e indicadores de nivel según el correlativo de medidas, tamaño, peso, etc.

• Código:Los códigos indicados para cada artículo son los que deberán usar los establecimientos al efectuar sus pedidos, según el nivel donde corresponda; igualmente, este Código servirá para la apertura de tarjetas de existencia (stock) y para todos los procesos relacionados con la programación de compras, adquisiciones, control de consumos, inventarios etc.
• U/M: Unidad de medida, c/u cada uno. Medición individual.
• Nivel: Los niveles de utilización son los que determinan qué tipo de establecimientos son los que se encuentran facultados para solicitar y utilizar determinados artículos. Los números del 1 al 5 representados en la columna indican el nivel de complejidad en el que se permite el uso de determinado artículo. Los niveles son: 

1. 1 Artículos para uso en Atención Primaria de Salud: promotores y agentes de la comunidad
2.    Artículos para uso en Unidades de Salud
3.    Artículos para uso en Hospitales Generales
4.    Artículos para uso en Hospitales Especializados 
5.    Artículos de uso especial y/o restringido.

Tercer paso: Al culminar con la clasificación por grupos y sub-grupos, se deben ordenar los insumos según fecha de vencimiento y de fabricación.

Cuarto paso: Es necesario manejar fichas de control sistematizadas ó manuales para reflejar la entrada, salida y existencias físicas de los insumos.

Ejemplo: la tarjeta de stock referida anteriormente, donde se debe  llenar una serie de campos para el control total de los materiales y así evitar tanto los extravíos como los vencimientos sin ser notados. 

Quinto paso: Es necesario hacer un inventario físico de los productos y/o artículos que se encuentran en el almacén, verificando así que el lugar coincida con el registrado en el sistema y a su vez que la cantidad referida en el stock sea la correcta.

Sexto paso: Es necesario hacer constancia de cada insumo al que se le de salida del almacén, por tal motivo los materiales médico-quirúrgicos que requieran de utilización deben estar respaldados por órdenes de salida u órdenes médicas (pedidos de urgencia).

El registro de los movimientos de entrada (recepción del medicamento) y  salida de los medicamentos e insumos para la salud, se realizan en el módulo  de inventarios del sistema o de forma manual.